INTERNE RETNINGSLINIER

EUI’s PRIVATLIVSPOLITIK

INDHOLD:

1. Hjemmesidens frontend

2. Hjemmesidens backend

3. Kluboffice og internt

4. Børneattester

5. Håndoffice

6. Særligt for krolf

7. Særligt for gymnastik

8. Facebook

9. Billeder

10. Bilag

1. Hjemmesidens frontend:

Oplysninger registreret på hjemmesiden om trænere, holdledere, udvalgs- og bestyrelsesmedlemmer og lignende slettes senest 3 måneder efter, at en person tilhørende én af de benævnte kategorier er ophørt i funktionen – eller straks ved påbud.

Ansvarlig herfor er den webansvarlige for det udvalg/den afdeling som den pågældende person, der er ophørt i sin funktion, henhørte under.

2. Hjemmesidens backend:

Oplysninger om webansvarlige registreret på hjemmesidens backend slettes automatisk, så snart den enkelte webansvarlige har været inaktiv i 3 måneder. Alternativt slettes oplysningerne straks på opfordring herom.

Ansvarlig for manuel sletning er den overtagende vedkommende webansvarlige.

3. Kluboffice og internt:

Oplysninger registreret omkring medlemmer i Kluboffice slettes senest 3 kalenderår efter sæsonafslutning, med mindre medlemmet fortsat er aktivt i klubben.

Ansvarlig herfor er klubbens kasserer.

Alle bogføringsbilag med persondata, der modtages digitalt slettes straks efter bogføring – dog senest en måned efter modtagelse. Herefter opbevares bogføringsbilagene alene fysisk. De fysiske bilag opbevares i 5 år, jf. Bogføringsloven, hvorefter de destrueres.

Ansvarlig herfor er klubbens kasserer.

Fremsendelse af restancelister/medlemslister fra kassereren til det enkelte udvalg kan ske digitalt. I givet fald sletter kassereren straks efter afsendelse den sendte mail. Det modtagende udvalgsmedlem printer listen og printer straks den modtagne mail.

Ansvarlig herfor er hhv. klubbens kasserer og det enkelte udvalgsmedlem.

4. Børneattester:

Lister med persondata – herunder cpr. nr. – samt samtykke til indhentning af børneattester indsamles fysisk og afleveres til klubbens kasserer i fysisk form. Disse lister må ikke sendes digitalt via mail.

Ansvarlig for indhentning af oplysninger til børneattester samt håndtering, jf. ovenstående er det i det enkelte udvalg hertil udpegede medlem.

De fysiske lister destrueres straks der er søgt børneattester på de på listen anførte.

Ansvarlig for destruering er klubbens kasserer.

Børneattesterne opbevares digitalt i klubbens e-boks, hvor alene kassereren har adgang til med NEM ID. 

Blanke børneattester slettes efter 1 år, så længe vedkommende fortsat er aktiv frivillig og i den sammenhæng arbejder med børn under 18 år, eller alternativt senest 6 måneder efter vedkommende er ophørt som aktiv frivillig i foreningen og arbejdet med børn under 18 år, elle mere alternativt straks efter på anfordring fra den enkelte træner mv.. 

Børneattester der ikke er blanke sendes til Landskontoret, DGI og slettes herefter fra EUI’s online arkiv.

Ansvarlig herfor er klubbens kasserer.

5. Håndoffice:

Fysiske lister med medlemsdata indhentet persondata destrueres straks efter, at oplysningerne er blevet registreret i Håndoffice.

De digitale oplysninger i Håndoffice opdateres mindst én gang årligt, hvor ikke længere aktive medlemmer passiveres. 

Så snart Håndoffice har udviklet en funktion, hvor man kan slette registrerede oplysninger, skal de digitale oplysninger slettes senest 6 måneder efter sæsonafslutning, med mindre medlemmet fortsat er aktivt.

Ansvarlig herfor er det i det enkelt udvalg hertil udpegede medlem.

6. Særligt for krolf:

Persondata på medlemmer indsamles på en medlemsliste, der opbevares digitalt og evt. manuelt. 

Oplysningerne slettes senest 6 måneder efter sæsonafslutning, såfremt medlemmet ikke fortsætter sit medlemskab – eller straks på opfordring af det enkelte medlem, når det afbryder medlemskabet.

Ansvarlig herfor er udvalgsformanden.

Persondata omhandlende holdkaptajnerne gemmes digitalt og fysisk hos udvalgsformanden og slettes/destrueres straks efter sæsonafslutningen.

Ansvarlig herfor er udvalgsformanden.

Persondata om det enkelte medlem indsamlet til brug for holdkort opbevares digitalt og fysisk hos holdkaptajnen og slettes straks efter sæsonafslutningen.

Ansvarlig herfor er holdkaptajnen.

7. Særligt for gymnastik:

Persondata på instruktører indsamles og registreres hos DGI.

Oplysningerne slettes senest 6 måneder efter sæsonafslutningen, såfremt instruktøren ikke fortsætter som instruktør i klubben – eller straks på opfordring af den enkelte instruktør, når denne afbryder samarbejdet.

Ansvarlig herfor er udvalgsformanden.

8. Facebook:

EUI har flere Facebook-sider – bl.a. EUI’s hovedside og EUI Hånbolds side.

Der offentliggøres ingen persondata på Facebook, som i øvrigt ikke er at finde på hjemmesiden.

Disse persondata slettes efter samme retningslinier på Facebook som på hjemmesiden, jf. afsnittet ovenfor.

Ansvarlig for sletning er den enkelte administrator på den pågældende side.

Derudover er der oprettet flere grupper tilhørende de enkelte hold. Heller ikke i disse grupper må der registreres persondata udover, hvad der gives samtykke til.

Persondata offentliggjort i de enkelte grupper slettes senest 3 måneder efter sæsonafslutning eller straks ved anfordring.

Ansvarlig for sletning er den enkelte administrator i den pågældende gruppe.

9. Billeder:

Der indhentes særskilt samtykke til brug for offentliggørelse af billeder af klubbens medlemmer på hjemmesiden, Facebook eller i Vor Egen Avis for så vidt angår portrætbilleder.

Ved medlemmer under 18 år indhentes samtykke fra værgen.

Samtykket fornyes sæsonvist og opbevares således alene fysisk i ét år efter indhentning, hvorefter det destrueres. Tilbagekaldes samtykket destrueres det straks ved tilbagekaldelse.

Offentliggjorte billeder på hjemmesiden og Facebook slettes straks ved anfordring herom. 

Ansvarlig for indhentning af samtykke er det i det enkelte udvalg hertil udpegede medlem.

Ansvarlig for destruering af det fysiske samtykke er det i det enkelte udvalg hertil udpegede medlem.

Ansvarlig for sletning af billeder på anfordring er det i det enkelte udvalg hertil udpegede medlem/den webansvarlige.

10. Bilag:

Bilag 1 – Trænerkontrakter og hjælpetrænerkontrakter hvor der kræves cpr. nr. 

Bilag 2 – Trænerkontrakter og hjælpetrænerkontrakter hvor der ikke kræves cpr. nr. 

Bilag 3 – Samtykke til brug af billeder

Bilag 4 – Samtykkeformular til oplysning af cpr. nr. og samtykke til brug for indhentning af børneattest.

Bilag 5 – Liste til indhentelse af børneattester

For så vidt angår bilag 1 og 2 – trænerkontrakterne – da er det afgørende, om der er tale om honorar af en størrelse, at det skal indberettes til Skat. Hvis ja, skal bilag 1 anvendes, hvis nej skal bilag 2 anvendes.